Con los cambios en el sistema de facturación, vigentes desde enero de 2022, el reto para diversas empresas en este momento es adecuar sus procesos de generación de CFDI 4.0, y así poder cumplir con lo establecido por las autoridades fiscales.
La buena noticia es que existen herramientas para facilitar dicha transición antes de que sea obligatoria en abril de 2023: se trata de un Sistema Punto de venta. A continuación, te contamos de qué manera un programa de este tipo hace más sencilla la tarea de cumplir con los nuevos requisitos:
Expliquemos qué es un software punto de venta
Se trata de un programa informático en línea para gestionar las operaciones de una tienda o cualquier comercio con ventas de mostrador, mediante tableros visibles en una misma plataforma, que tiene diversas funcionalidades como:
- Integrar inventarios
- Optimizar el cobro de productos
- Administrar la mercancía
- Generar facturas y notas de venta
- Aceptar diversas formas de pago
- Realizar reportes estadísticos
- Administrar diversas sucursales o cajas
De esta manera, y con todas estas opciones, ayuda a las empresas a llevar el control de sus negocio y automatizar diversas actividades, como el registro de ventas y la actualización automática de inventarios al capturar cada salida.
Beneficios de contar con esta tecnología
Como mencionamos, dentro de los principales beneficios de estas herramientas tecnológicas está la de simplificar los procesos relacionados con la venta. Sin embargo, también tiene una serie de beneficios adicionales:
- Una mejor experiencia para los clientes, al facilitar el proceso de captura, aceptar diversas formas de pago, emitir comprobantes de venta o CFDI 4.0, entre otros.
- Facilidades en la administracióndel negocio, al poder llevar al día el registro de ingresos y egresos, además de contar con reportes estadísticos para facilitar la toma de decisiones de mejora.
- Tener uninventario actualizado y con información que puede visualizarse de forma segura desde cualquier lugar, mediante un punto de venta en la nube.
¿Cómo este software ayuda a la facturación 4.0?
Ahora sí, pasemos al tema central de este artículo y conozcamos cómo un programa informático de este tipo facilita la emisión de comprobantes fiscales en su nueva versión (CFDI 4.0), según los requerimientos vigentes:
Se trata de un programa intuitivo que ya está configurado para poder incluir los nuevos requisitos solicitados por el Sistema de Administración Tributaria (SAT), como:
- Nombre o razón social del emisor y el receptor de la factura
- Código Postal del domicilio fiscal del emisor y receptor
- Régimen Fiscal que coincida con el del registro en el SAT.
Estos sistemas permiten crear un catálogo de clientes recurrentes para tener la información precargada y generar los comprobantes mucho más rápido, en beneficio de los clientes.
Cabe destacar que estos sistemas ya están configurados con opciones de régimen fiscal válidas para el SAT, de acuerdo a si se trata de una persona física o moral.
- El programa cuenta con una opción para validar los principales datos fiscales, que ayuda a tener la certeza de emitir tus comprobantes de forma correcta. Es decir, evitar errores u omitir datos necesarios.
- La configuración también permite determinar el “uso del CFDI”para cada cliente del catálogo.
- Una vez preconfigurado, la emisión de facturas después de cada venta será mucho más sencilla y rápida.
- A través del mismo programa es posible enviar el CFDI en formato PDF y XMLpor correo electrónico a los clientes.
- Por otro lado, hace posible la emisión de facturas por ventas globalesal público en general.
- También permite cumplir con la disposición respecto de la cancelación de comprobantes, en la que se debe indicar el motivo, dentro de un catálogo disponible.
Si bien actualmente estamos aún en un periodo de convivencia, antes de que los nuevos comprobantes digitales sean obligatorios en abril de 2023, los expertos recomiendan incorporar, cuanto antes, los procesos necesarios para poder cumplir con estos nuevos requerimientos en tiempo y forma y evitar sanciones.